Automatisierung
Prozessautomatisierung
Prozessautomatisierung bezeichnet den Einsatz von Software, um wiederkehrende, regelbasierte Arbeitsabläufe ohne manuelle Eingriffe selbstständig, schneller und fehlerfrei auszuführen.
Erklärung
In vielen Unternehmen binden manuelle Routineaufgaben wertvolle Arbeitszeit: Rechnungen abtippen, Daten von einer Tabelle in die nächste kopieren oder Standardbestätigungen versenden. Die Prozessautomatisierung übernimmt diese Schritte über festgelegte Wenn-Dann-Regeln oder moderne Algorithmen.
Man unterscheidet zwischen klassischer Automatisierung über definierte Skripte und Schnittstellen sowie intelligenter Automatisierung. Letztere bindet KI-Komponenten ein, um beispielsweise unstrukturierte Belege wie eingescannte PDF-Rechnungen auszulesen und passende Buchungssätze vorzuschlagen. Das Ziel besteht nicht darin, Personal zu ersetzen, sondern Mitarbeiter*innen von stupider Fleißarbeit zu entlasten, damit mehr Zeit für Beratung und wertschöpfende Aufgaben bleibt.
Die Grenzen liegen in der Prozessklarheit: Ein chaotischer, schlecht dokumentierter Ablauf wird durch Automatisierung nicht besser, sondern produziert Fehler lediglich schneller. Vor jeder technischen Umsetzung muss der bestehende Prozess daher analysiert, vereinfacht und standardisiert werden.
In der Praxis
Im Autohaus werden Leads aus Online-Portalen automatisch im CRM angelegt, dem passenden Verkaufsteam zugewiesen und mit einer automatisierten Bestätigung beantwortet. Im Bereich effiziente Prozessautomatisierung verbinden wir bestehende IT-Systeme so, dass Medienbrüche und Doppelarbeiten entfallen.