Automatisierung
Workflow
Ein Workflow ist eine vordefinierte, geordnete Kette von Arbeitsschritten, die Menschen oder Systeme durchlaufen, um eine wiederkehrende betriebliche Aufgabe zu erledigen.
Erklärung
Jedes Unternehmen funktioniert über Arbeitsabläufe, doch häufig existieren diese nur in den Köpfen der Belegschaft. Ein Workflow macht diese Abläufe transparent, messbar und wiederholbar. Er definiert präzise: Welcher Schritt folgt auf welchen? Wer ist zuständig? Welche Bedingungen müssen erfüllt sein, damit es weitergeht?
Ein typisches Alltagsbeispiel ist der betriebliche Urlaubsantrag: Der Mitarbeiter reicht den Antrag digital ein (Schritt 1), das System prüft den Resturlaubsanspruch (Schritt 2), die Teamleitung erhält eine Benachrichtigung zur Freigabe (Schritt 3) und nach der Genehmigung wird der Termin automatisch im Teamkalender eingetragen (Schritt 4).
Werden Workflows digital modelliert, lassen sich Engpässe und Liegezeiten schnell identifizieren. Fehler entstehen meist dann, wenn Schnittstellen unklar definiert sind oder Ausnahmebedingungen im Workflow fehlen – etwa die Frage, wer vertritt, wenn eine Führungskraft im Urlaub ist.
In der Praxis
In Vereinen oder Verbänden steuern Workflows die Aufnahme neuer Mitglieder von der ersten Registrierung bis zum Begrüßungspaket. Im Rahmen unserer Services für strukturierte Workflows und Geschäftsprozesse optimieren wir Ihre Abläufe digital und anwenderfreundlich.